Word最基本的功能是做文字处理。设置文字的字体、字号。颜色、特殊效果等。
文字组成段落后,就有了段落设置,如首行缩进、段落间距、对齐方式等;
段落形成页面后,就有了页面设置,如页面大小、页边距、页眉页脚、页码等;
多个页面又会形成章节,可以通过分节符分开每个章节,对一个章节进行单独设置;
所有页面形成一个文档,这就涉及到文档的保存、加密等。
根据录入内容和排版的先后,可以把Word排版分成两种方式:
1.先录入后排版
先录入内容再进行排版,这时候输入内容不需要考虑排版问题,如首行缩进、段间距、对齐方式等一律不需要设置。
如果事先设置了多余的格式,可能会对后来的排版造成干扰,如:输入的时候用空格来表示缩进,那么后续再设置首行缩进就需要把空格再删除,比较麻烦。
所以,录入内容不需要设置任何格式。将所有内容都录入完成后再设置标题、段落格式等。
如果从网上复制了一些自带格式的文本需要先清除格式:
清除全文格式:先选中所有文本【开始】,【清除格式】。
清除全文的空行:使用快捷键Ctrl+H,打开【查找替换】对话框,在查找内容中输入^p^p,替换为^p,重复点击【全部替换】按钮,直到全部替换成功。
清除所有空格:在还没有录入英文时,打开【查找替换】对话框,在查找内容中输入一个空格或^w,替换内容为空,重复点击【全部替换】按钮,直到全部替换成功。
这个方法的缺点在于,将所有内容录入后再排版,在视觉上需要去从无格式区别的文本中,识别出需要设置特定格式的文本,比较费眼力。清除格式时,如果内容有排版好的如论文的封面,就需要重新排版了。
优点在于:文字录入思路清晰,不受打扰。因为如果一边录入一边排版思路就会断断续续。
基于以上的缺点,推荐下面这种流程
2.边录入边排版
事先设置好样式,在录入内容的过程中,为内容套用样式。大致分为以下四个步骤:
(1)整体规划:
页面设置:设置好纸张大小、方向、页边距、页眉页脚。
样式设计:设置好段落样式、标题样式。
(2)内容录入:
录入文字、图片、表格等内容元素。
(3)高效排版:
完成内容录入后,对内容套用设置好的样式,生成目录、添加页码、设计好页眉页脚。
(4)归档输出:
存为模板、打印。
这种方法的优点在于:不容易遗漏需要排版的文本。
缺点是:写作思路会被排版打断。
对比以上两种排版流程:如果要写类似论文的排版要求比较高的文档,建议一边录入一边排版;如果只是写有少数标题的文稿,建议先录入后排版,这样能保证写作思路的流畅。
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